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长沙师范学院公文处理办法(修订)

发布时间:2018-11-16 03:37 作者:长沙师范党政办公室管理员 浏览量:



第一章  

第一条 为推进学校行政公文处理工作规范化、制度化、科学化,进一步提高公文处理工作质量和效率,根据《党政机关公文处理工作条例》(中办发201214号)(以下简称“条例”)和教育部公文处理的有关规定,结合我校实际,制定本办法。

第二条 本办法所指公文,是指学校及各系部、处室、附属单位(以下简称“各单位”)在管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法治校和进行公务活动的重要工具。

本办法所称公文处理,是指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第三条  各单位负责人应当高度重视公文处理工作,加强对本单位公文处理工作的领导和检查。各单位应确定专人负责公文处理工作。公文处理人员应当忠于职守、廉洁正派,具备相关专业知识。

第四条 党政办公室是学校公文处理的管理机构,负责学校的公文处理工作,并指导其他各单位的公文处理工作。

第二章 公文种类

第五条  本办法所指公文种类主要有

(一)决定。一般用于学校对重要事项或重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,设置机构(组织),变更或撤销不适当的决定事项。

(二)意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

(三)通知。适用于学校(或学校授权的职能部门)转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求相关单位办理、周知或执行的事项;学校批转职能部门的公文,发布规章,任免人员。

(四)通报。适用于学校表彰先进、批评错误,传达重要精神、沟通重要情况。

(五)报告。适用于学校向上级机关或各单位向学校汇报工作、反映情况、答复询问。

(六)请示。适用于学校向上级机关或各单位向学校请求指示、批准。

(七)批复。适用于学校答复各单位的请示事项。

(八)函。适用于与不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题,请求批准有关事项。

(九)会议纪要。适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章  公文格式

第六条  以学校名义向上级机关(业务指导部门)报送的重要公文,以学校或党政办公室名义下发的文件,统一由党政办公室参照《条例》的有关规定和《国家行政机关公文格式(GB/T97042012)》的规定印制。

第七条  以学校名义在不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题,向有关主管部门请求批准有关事项等,第一页一律使用“中共长沙师范学院委员会”或“长沙师范学院”格式纸,公文印制格式参照第八条的相关规定。

第八条  各单位上报学校的公文分为报告、请示两种,一般要求按照如下公文格式印制:

(一)如无特殊情况,一律使用国际标准A4纸(210mm×297mm)打印。左侧订口为28mm±1mm

(二)发文字号包括单位代字、年份、序号。联合行文,一般只标明主办机关发文字号。

(三)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,字体用三号加粗仿宋体字,居中。标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。

(四)主送机关指公文的主要受理单位,应当使用全称或者规范化简称。

(五)正文应当文字简洁,表述准确,条理清楚,直述不曲。使用四号仿宋体字,行距不小于单倍行距,页边距30mm以上。

1.人名、地名、时间、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

2.结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。

3.一般情况下,公文应使用规范化简称。文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应在第一次出现时注明准确的中文译名。

(六)公文如有附件,应当在正文之后、报文单位落款前注明附件序号和名称。

(七)成文日期,以领导签发的日期为准;联合行文,以最后签发单位领导的签发日期为准。

第九条  上行公文及平行公文应加盖发文单位公章。会议纪要不加盖公章。公章要盖在发文单位落款位置的正中央,要求上不压正文,下压日期。

第四章  行文规则

第十条  行文应当确有必要,注重实效。联合行文,单位不宜过多。

第十一条  应根据行文目的、发文单位职权和与主送机关的关系正确选用公文种类。

第十二条  行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。

第十三条  党政办公室根据校党委、行政授权,可以向校内各二级单位及附属单位下行文。

各职能部门可就其职权范围内的事项行文,系部可根据工作需要在本单位行文。

第十四条 “请示”应当一文一事,一般只写一个主送机关。除领导直接交办的事项外,“请示”不得直接送领导个人。“报告”不得夹带请示事项。

第五章  发文办理

第十五条 发文办理的主要程序包括:起草、审核、签发、印制、核发等。

本办法所指的发文办理,适用于校级发文办理,即以学校(“中共长沙师范学院委员会”或“长沙师范学院”)名义制发公文的过程。

第十六条 公文起草应由承办部门负责人主持并负责审稿。对涉及其他部门职权范围内的事项,主办部门应主动与有关部门会商,取得一致意见后方可由主办部门呈报;有必要几个部门联合拟文的,应明确主办部门,并由相关部门会签。如有分歧,主办部门的主要负责人应出面协调,仍不能取得一致时,主办部门应列明各方理据,提出建设性意见,相关部门负责人签字后报送党政办公室,由主管校领导负责协调或裁定。

公文起草应做到符合国家法律、法规及其他有关规定,符合第八条的相关要求。

第十七条  制发校级公文,应填写《长沙师范学院发文审批单》。

第十八条  各单位拟申请以学校名义行文,应按本办法的相关规定起草公文文稿,并由单位负责人核稿签字(涉及其他单位,应商请相关单位负责人会签)。涉及业务领域的,须经职能部门签署意见。

第十九条  一般情况下,校级发文需经党政办公室审核并印制。审核重点是:是否确需行文,行文方式是否妥当,是否符合行文规则,公文内容与现行政策是否衔接、与学校有关规定是否相抵触,公文格式是否符合本办法的规定等。

对于不符合要求的文稿,党政办公室不予办理;对于需作较大修改的文稿,退回拟稿单位重新修改后再行审核。如对文稿进行实质性修改,须征得拟稿单位同意。

第二十条  涉及一般性日常业务的校级发文,经学校授权,可由相应职能部门按照第八条的要求直接印制,标注本部门相应的校级发文字号。

第二十一条  以学校名义制发的上行文,一般由学校主要领导签发。涉及一般性日常业务的上行文,可由主管校领导签发。

以学校名义制发的下行文或平行文,一般由主管校领导签发,涉及重要事项或主管校领导不在时的紧急事项由学校主要领导签发。

公文印制单位负责公文送签。文稿一经签发,未经签发人批准不得更改。

第二十二条  校级公文签发后,公文印制单位负责公文的复核、缮印、用印、登记等程序。公文发出后,发现错误,应当及时追回更正。

申请发文单位负责公文的送达。

第六章  收文办理

第二十三条  收文办理指对收到公文的办理过程,包括签收、登记、审核、拟办、批(请)办、承办、催办等程序。

本办法所指的收文办理,适用于党政办公室对学校收到的公文的办理。

第二十四条 党政办公室负责对学校收到的公文进行登记和运转,以及对所运转公文的查询和催办。学校其他各单位收到上级机关或校外其他单位的公文后,应及时交由党政办公室办理,不得压放、拖延或擅自处理。

第二十五条  收到上级机关或校外其他单位的公文,由党政办公室登记并填写《长沙师范学院收文处理单》,提出拟办意见后分转有关校领导阅示或交有关部门办理。紧急公文,应当明确办理时限。

第二十六条  收到各单位上报学校的需要办理的公文,党政办公室应进行审核。对不符合本办法规定的校内公文,党政办公室不予受理,退回呈报单位,并说明理由。

第二十七条  除校领导交办的公文可直接送校领导本人外,各单位向学校报送的公文一律送党政办公室运转(同时报送公文电子文本)。需数位校领导批示的公文只报送一份,由党政办公室协调处理。

凡属职能部门职权范围内的具体事项,报文单位应直接报送职能部门处理。

第二十八条  对校外来文以及符合本办法规定的校内公文,由党政办公室主任提出拟办意见报主管校领导阅示或转有关单位阅办。需要明确两个以上单位办理的应当明确主办单位。紧急公文应当明确办理时限。

第二十九条  依照拟办意见,党政办公室按规定将公文送有关校领导或有关单位。

第三十条  审批公文时,对有具体请示事项的,主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期,其他审批人圈阅视为同意;没有请示事项的,圈阅表示已阅知。

校领导审阅后,应将公文退党政办公室处理。其他各单位不得随意横传公文。

第三十一条  承办单位收到交办的公文后应及时办理,不得延误、推诿,确有困难的应及时说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的,应及时退回党政办公室并说明理由。对于两个以上单位同时办理的公文,主办单位应当主动与协办单位协商,及时处理。办理完毕后,承办单位应及时向党政办公室报告办理结果。

第三十二条  对于送领导批示或交由承办单位办理的公文,党政办公室要负责催办,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。

第三十三条  起草、修改、审批和签发公文应使用符合存档要求的黑色或蓝色印迹的钢笔或签字笔。

第七章  公文归档

第三十四条  公文办理完毕后,各单位应当根据国家法律法规及学校有关规定及时将公文和有关材料整理(立卷)、归档。

个人不得保存应当归档的公文。

第三十五条  归档范围内的公文,应当根据其特征、相互联系和保存价值等分类整理(立卷),要保证归档公文的齐全、完整,能正确反映本单位的主要工作情况。涉密公文应单独立卷,以便于保管和利用。

第三十六条  学校收文、发文的立卷、归档由党政办公室负责。

第三十七条  归档范围内的公文应当确定保管期限,按照有关规定定期向校档案室移交。

第八章  公文管理

第三十八条  公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。

各单位应当建立健全公文处理的有关制度。

第三十九条  校内相关单位合并时,全部公文应当随之合并管理。

工作人员调离工作岗位时,应将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第四十条  不具备归档和存查价值及存档后多余的公文,经过鉴别并经主管部门负责人批准,可以销毁。销毁秘密公文,应统一由党政办公室按照国家规定的保密程序进行。

 

第九章  附则

第四十一条  涉及外事的公文,按照外事工作有关规定处理。涉密公文,按照保密工作有关规定处理。

第四十二条 本办法自发布之日起执行,由党政办公室负责解释

 

                                长沙师范学院

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