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长沙师范学院档案管理办法(试行)

发布时间:2020-01-08 09:19 作者:党政办公室 浏览量:


第一章 总 则

第一条 为了加强我校档案工作,提高档案管理水平,充分发挥档案在教学、科研和党政管理等各项工作中的作用,根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《普通高等学校档案管理办法》《高等学校档案工作规范》和《湖南省档案管理条例》等规定,结合本校实际,制定本办法。

第二条 本办法所称的档案是指学校在教学、科研、党政管理以及其它各项活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条档案工作是学校建设的重要基础工作之一。学校必须把档案工作纳入整体发展规划,加强对档案工作的领导和管理。全校各级领导干部要增强档案意识,重视档案工作,加强对档案工作的领导和管理,并在人员、经费、库房、设备等方面予以保证。第四条 学校严格实行部门立卷归档制度,使档案工作做到:纳入各部门的发展规划和工作计划,纳入管理制度,纳入有关人员的职责范围;在布置、检查、总结、验收各项工作时,要同时布置、检查、总结、验收档案工作。

第五条 全校各部门及个人均应遵守《中华人民共和国档案法》和本办法的规定,依法行使与档案事务有关的权利,履行应尽的义务。

第二章 领导体制和机构设置

第六条 学校档案工作由湖南省档案局和有关业务主管部门领导,同时接受各级档案行政管理部门的指导、监督与检查。

第七条 学校档案馆属事业单位档案馆。它既是学校档案工作的职能管理部门,又是永久保存和提供利用本校档案的科学文化事业机构。全校各部门的档案工作接受档案馆的监督、指导和检查。

第八条 全校各部门必须加强对档案工作的领导,确定一名负责人分管本部门的档案工作,并配备一名专(兼)职档案员,负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作。

第九条 学校专(兼)职档案工作人员必须坚持四项基本原则,认真执行党和国家的方针政策,热爱档案事业,忠于职守,遵纪守法。

第十条 学校档案馆的基本任务

(一)贯彻执行国家有关档案工作的法令、政策和规定,规划全校档案工作。

(二)组织制订、实施本校关于档案工作的规章制度,指导本校文件材料的形成、积累、预立卷和立卷归档工作,并负责监督和检查。

(三)开展档案的开放和利用工作。

(四)负责编制检索工具,编辑档案参考资料,积极开发档案信息资源。

(五)参加档案信息工作的整体化建设,开展多方面协作,进行档案信息交流。

(六)建立和健全全校档案工作网络,负责对全校档案工作人员的业务培训。

(七)开展档案宣传工作和利用者教育活动。

(八)开展档案学术研究和交流活动。

(九)采用先进科学技术,逐步实现档案管理的现代化。

(十)完成学校领导及上级业务主管部门交办的其他任务。

第十一条 全校各部门档案员工作职责

(一)贯彻执行学校档案工作的政策和规定。

(二)负责制订本单位档案工作的规章制度、工作计划,并组织实施。

(三)参加档案业务培训,并负责指导本部门各类文件材料的立卷归档工作。

(四)完成本部门档案预立卷和审核工作,确保档案完整、准确、安全和保密。

(五)集中保管本部门档案,并按有关规定向档案馆移交。

第三章 经费、设备和库房

第十二条 根据国家教育部《普通高等学校档案管理办法》第14条规定,学校档案馆所需经费,应单独立项,列入学校预算,统筹解决。学校各部门应对用于保存本部门归档文件所需的档案装具等设备,在其经费中给予支持。

第十三条 学校要有计划地为档案馆配备复印、录音、录像、照像、扫描、恒温、恒湿等适应档案现代化管理需要的设备。

第十四条 库房要求

(一)学校应充分考虑档案的发展规模,以及适应现代化管理手段的需要,为档案馆提供专用的、符合国家档案局、建设部发布的《档案馆建筑设计规范》要求的档案库房。

(二)库房应具有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施,使用温湿度自动控制和防火防盗设备保护档案。

(三)档案馆的办公室、阅览室必须与库房分开。

(四)对于涉密档案应设专门库房存放。

第十五条 全校各二级学院要为本学院档案室配备档案用房,做到专室、专柜和专人保管档案。

第四章 档案的管理

第十六条 根据国家教育部《高等学校档案工作规范》的规定,本校档案必须由档案馆实行集中统一管理,以确保档案的完整、准确、系统和安全,便于开发利用。

第十七条 全校各部门的档案员,在档案形成以后,必须按有关规定向档案馆移交档案。

第十八条 学校档案馆负责收集和接收本馆保管范围内对学校和社会有保存价值的不同载体的各类档案。对校外其它具有保存价值的材料,可按征集、代管、捐赠的方式处理。

第十九条 学校档案馆的全部档案实行全宗管理,同一个全宗的档案不能分散,不同全宗的档案不能混杂。

第二十条 学校档案馆应定期组织档案的鉴定和销毁工作。

第二十一条 学校档案馆和各部门、二级学院档案室应定期对所存档案和资料的保管情况进行检查,遇有特殊情况,应立即向有关领导或部门报告,及时处理。

第二十二条 涉密档案的管理和利用,密级的变更和解密,必须依照《中华人民共和国保守国家秘密法》及其实施办法的规定并征得学校保密委员会的同意办理,并设专柜、专人保管。

第二十三条 根据国家教育部《普通高等学校档案管理办法》第十九条的规定,学校对科研成果、产品规划与试制、基建工程、设备开箱等进行鉴定、验收时,必须有档案部门的人员参加。有关业务主管部门应会同档案部门对应归档的文件材料加以审查、签署意见。没有完整、准确、系统的文件材料的项目,不予验收,不予上报成果。

第五章档案的利用和公布

第二十四条 档案的利用,是指对档案的阅览、复制和摘录。

第二十五条 档案的公布,是指首次向全校和社会公开档案的全部或者部分原文,或者档案记载的特定内容。

第二十六条 学校档案馆应按照国家的有关规定,制定开放档案的计划和实施方案,报请有关主管部门审定后,定期向全校和社会公布开放档案目录。 对于涉及学校重大利益的档案,以及其他虽开放时间已到但仍不宜开放的档案,经学校批准,可以延期向全校和社会开放。

第二十七条 利用学校开放档案的单位或个人应遵循《长沙师范学院档案借阅利用制度》的有关规定,未经档案馆或档案所有者的同意,不得擅自公布档案。

第二十八条 利用、公布档案,不得违反国家有关知识产权保护的法律规定。

第二十九条 学校档案馆应当为社会利用档案创造便利条件,提供检索工具、阅览室和复制设备。

第三十条 属于集体所有、个人所有以及其他不属于学校所有的对学校和社会具有保存价值的档案,其所有者向社会公布时,应当遵守国家有关保密的规定,不得损害学校的、社会的、集体的和其他公民的利益。

第三十一条 学校档案馆提供社会利用的档案,应当逐步实现以缩微品或复制件代替原件。

第三十二条 根据《中华人民共和国档案法实施办法》第二十二条规定,学校档案馆在提供社会利用档案时,可收取一定费用。

第三十三条 未开放的档案,仅供学校内部利用。

第六章 考核、奖励和处罚

第三十四条 档案馆要按照学校整体部署,对部门档案工作和档案工作人员进行考核,档案工作年度考核不合格的部门,其主管领导和档案工作人员年终考核不能评定为优秀,对被考核为优秀的部门和个人予以表彰、奖励。

第三十五条 根据《中华人民共和国档案法》和《湖南省档案行政处罚裁量权基准》的有关条款,有下列情形之一者,由学校责令限期改正;情节严重的,对直接负责的主管领导和直接责任人员予以处分:

(一)将公务活动中形成的应当归档的文件、资料据为已有,拒绝或不按时交档案机构、档案工作人员归档的。

(二)不按规定归档或不按期移交、归还档案的。

(三)明知所保存的档案面临危险而不采取措施,造成档案损失的。

(四)档案工作人员、对档案工作负有领导责任的人员玩忽职守,造成档案损失的。

(五)擅自提供、抄录、公布、销毁属于学校所有的档案的。

(六)涂改、伪造档案的。

第七章附则

第三十六条 本办法由长沙师范学院档案馆负责解释。

第三十七条 本办法自公布之日起施行,原《长沙师范学校档案工作条例》(长师字〔2007〕33号)同时废止。

                                                   

长沙师范学院

2019年11月5日