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长沙师范学院档案归档细则

发布时间:2020-01-08 09:22 作者:党政办公室 浏览量:

      根据《高校档案管理办法》《高等学校档案实体分类法》《高等学校档案工作规范》中档案分类原则及类目设置标准的相关规定,按照学校档案的形成规律和特点,结合档案记述、反映的内容性质和我校实际,将我校档案分为十一大类,分别是:党群类、行政类、教学类、学生类、科研类、基本建设类、仪器设备类、出版类、外事类、财会类、特殊载体类。

 

党群类档案归档细则

 

一、归档范围的确定

(一)归档原则

1.归档的党群文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值。

2.归档的党群文件必须反映校党务部门职能活动的全过程,保证完整、准确、系统。

3.归档的党群文件材料必须遵循其自然形成规律,保持彼此间的有机联系,照顾不同部门的不同特点。

(二)归档的主要内容和重点

1.在党群管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体材料。

2.归档的重点以本校形成的不同载体、形式的文件材料为主,特别是全局性、综合性的文件材料,其次才是上级和其他单位发来的文、电及附件。上级来文中,应以针对学校的指令性、指导性文件为主。

(三)不归档的文件材料

1.上级机关普发供参阅、不办的文件材料。

2.上级机关发来供工作参考的抄件。

3.上级机关征求意见未定稿的文件。

4.重份文件。

5.无查考利用价值的事务性、 临时性文件。

6.未经会议讨论、未经学校领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿,一般性文件的历次修改稿,铅印文件的各次校对稿(学校主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外)。

7.从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料。

8.学校内部互相抄送的文件材料,不应履行公文的行文、介绍信等。

9.本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料。

10.非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。

(以上某些方面如果需要,也可选择作资料暂存)

二、党群文件材料的部门立卷和归档流程

(一)形成与积累

1.学校各二级学院 、处室、党总支、工会、直属单位均为立卷部门,分工归口立卷。

2.党群部门兼职档案人员按照文件材料分类表积累党群管理文件材料,做好文件材料的收集工作并定期进行整理。

3.学校档案室随时了解、督促、检查、指导专(兼)职档案员做好文件材料的积累工作。

4.归档的党群类文件材料必须字迹工整,格式统一,签字手续完备。

(二)整理组卷

1.根据党群文件材料的形成规律,保持其有机联系和便于利用查考的原则进行组卷。原则上相同内容的文件材料组成一卷便于利用,同一内容的文件材料数量多时可分别组成若干卷,每卷双面不超过200页,单面不超过120页。也可以根据文件材料的内在联系,对问题单一,文件较少者按不同内容分别组成薄卷。

2.在不影响卷内文件自然形成规律和有机联系的前提下,同一内容的卷内文件可按永久、定期顺序排列。

3.卷内密不可分的文件材料按正件在前,附件在后;批复在前,请示在后的要求排列。

4.卷内材料一律拆掉金属物,对破损的文件材料应进行修补。

5.凡是文件材料未注明标题的应加制封面,注明题名、责任者、时间。

6.各种材料大小可采用16开型,也可采用国际标准A4型,图件按此规格叠成手风琴式,图名、图签折在外面。

7.文中密不可分的插图、照片应贴入文字材料内;附图册、表册、照片应贴上标签,填写件号及档号附在文字材料之后共同组成保管单位。其他载体材料可专柜保管,但需填写与文字材料卷一致的档号。

8.按顺序编排页号,无论单面或双面只要有书写文字,均应一面编写一个页号,页号位置在非装订线一侧的下角。不装订的以件为单位者,应在右上角加盖有单位名称、档号、件号的戳记,并逐项填写。

9.打印案卷目录、卷内目录及备考表。

10.案卷标题要简短、准确。

(三)归档验收

立卷部门整理好案卷,学校档案部门派人检查合格后,填写移交目录一式两份,在次年五月底以前,双方履行签字盖章手续,办理移交,并各执一份存查。

 

立卷部门:党委办公室(类目代号:DQ11)

序号

类目名称

保管期限

1

上级党组织有关党的建设的文件材料

30年

2

党委会会议记录、纪要、决议

永久

3

校党委上报上级党组织的报告、请示及批示、批复

永久

4

党委工作计划、报告(包括调查报告)、总结(包括经验总结)

永久

5

以党委名义发布的文件(交叉问题分类立卷)

永久

6

校级干部任免的请示、批复、决定、通知及处级干部任免的文件

永久

7

以党委名义召开的工作会议材料

永久

8

校党委和上级党组织调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料

永久

9

党委负责人在校内的重要讲话稿及参加上级召开的会议的发言稿

永久

10

党委大事记

永久

11

党群系统启用印章的文件和印模

永久

12

党群系统重要统计材料

永久

13

以党委名义下发的文件材料(综合性文件为永久、日常工作文件为30年)

永久或30年

14

各总支、直属支部报党委的工作计划、总结、报告、请示及批复

30年

15

重要的群众来信来访及处理材料

30年

16

下级党委组织报校党委的报告请示及党委的批复

30年

17

党委与有关机关联系、协商工作的来往文件

30年

18

上级党组织涉及高校内容的文件(如文件是针对本校的,则同本级档案立卷,永久保存)

30年

19

其他有必要归档的文件材料

30年

 

立卷部门:纪检办、监察处(巡察办)(类目代号:DQ12)

序号

类目名称

保管期限

1

上级纪委、监委关于纪检、监察工作的文件(针对性的为永久,执行性的为30年)

30年

2

纪检、监察、巡察工作计划、总结、汇报、表彰、调查材料及各种统计报表

永久

3

以纪委或监察处名义上报、下发的文件(含请示、批复)

永久

4

学校发生的重大问题的处理文件材料

永久

5

校纪委会议记录、纪要

永久

6

校纪委办公室的会议记录

30年

7

干部廉政建设民主生活会记录

永久

8

校纪委及总支纪检委员名单

30年

9

教职员工违纪处分决定、调查结论、旁证、本人交待材料等(个人案卷)(大案要案为永久、一般性的变更为30年)

永久或30年

10

党员处分、复查材料

30年

11

重要的群众来信来访及处理意见

30年

12

教职工行政申诉和学生申诉材料及处理意见

10年

13

干部廉政档案

30年

14

巡察工作台账材料

10年

 

立卷部门:党委组织部、机关党总支 (类目代号:DQ13)

序号

类目名称

保管期限

1

本校党代会文件材料

(1)大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音,大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单;候选人登记表和情况介绍;大会选举办法、选举结果和上级批复等。

(2)大会提案及办理情况;会议情况、反映记录、小组会议记录等。

(3)参考文件;工作人员名单;工作证、代表证、列席证及选票式样。

 

永久

 

永久

 

10年

2

上级关于组织工作的文件(针对性的为永久,执行性的为30年)

永久或30年

3

组织部、党校工作计划、总结、决定、报告、调查材料、各种统计报表

永久

4

组织开展党员干部教育活动的文件材料(综合性的为永久、一般性的为30年)

永久或30年

5

干部的任免通知、干部任免审批表

永久

6

副处级以上干部名册

永久

7

党校举办各种培训班的计划、名单

永久

8

党委、党总支、直属党支部的改选、增补报告及审批材料

30年

9

吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料

30年

10

党内统计报表

30年

11

党员名册;各党总支、直属党支部委员会名册

30年

12

部务会议记录

30年

13

党内表彰先进的文件材料

30年

14

干部考察材料

永久

15

扶贫工作队材料

30年

16

选调生、选聘生等的报名、推荐、审查等材料

30年

 

立卷部门:宣传统战部(党委教师工作部)(类目代号:DQ14)

序号

类目名称

保管期限

1

上级关于宣传、统战工作的文件(针对性的为永久,执行性的为30年)

30年

2

本校宣传、统战工作计划、总结、综合汇报材料(含统计报表)

永久

3

国内外媒体报道我校的剪报、照片、录像材料及文字说明

永久

4

校报

永久

5

党委中心学习的计划、会议记录

永久

6

教职工理论学习的计划、总结、通知及组织开展各种宣传教育活动的文件材料

30年

7

学校宣传片

永久

8

师德先进集体和个人评选和审批材料

永久

9

教职工法制教育的文件材料

30年

10

教职工思想动态及调查材料

30年

11

校领导出席校内外重大活动的照片及文字说明

永久

12

统战部工作计划、总结、报告及批复

永久

13

各级人大代表、政协委员审批材料

永久

14

民主党派人士任职的文件材料

永久

15

民主党派成员和负责人名册及有关材料

30年

16

统战工作重要会议记录

30年

17

反映本校宣传、统战工作重大活动的照片及文字说明

永久

18

其他有必要归档的文件材料

30年

 


立卷部门:校工会、离退休办(类目代号:DQ15)

序号

类目名称

保管期限

1

上级有关工会工作的文件(针对性的为永久,执行性的为30年)

30年

2

以工会名义上报、下发的文件(含请示、批复)

永久

3

学校教代会、工代会文件材料

教代会、工代会计划、通知、工作报告,议程、决议、总结、记录、领导讲话、大会发言稿及有关声像材料;大会主席团成员、代表名单;候选人登记表和情况介绍;选举办法、选举结果和上级批复

大会提案及办理情况;会议简报、会议讨论情况及反映记录

会议参考文件;工作人员名单;工作证;代表证及选举式样

 

永久

 

30年

10年

4

校工会工作计划、总结、各种统计报表

永久

5

上级表彰先进的审批材料和文件

永久

6

校内表彰工会先进集体、个人的文件材料、名单

30年

7

校工会委员会会议记录、纪要

30年

8

基层工会干部名册

30年

9

工会组织大型文体活动的文件材料(含教工运动会材料及竞赛记录、结果等)

30年

10

困难教职工补助办法、审批材料及名单

30年

11

上级有关老干、离退休工作及关心下一代工委会工作文件(针对性的为永久、执行性的为30年)

永久或30年

12

老干工作、离退休办及关工委工作计划、报告、总结、请示、批复

永久

13

离、退休教职工的花名册

30年

14

反映本校老龄、老干、离退休及关心下一代工作重大活动的照片、声像文字说明等

永久

 


立卷部门:各党总支、支部(自存)

序号

类目名称

保管期限

1

上级有关党建工作文件

30年

2

工作计划、总结、会议记录

30年

3

重要报告、经验介绍、调查材料和统计表

30年

4

建党工作及有关材料

30年

5

改选各党总支、直属支部、支部的报告、决议、选举结果和党委批复

30年

6

发展党员的文件材料

30年

7

党员表彰、奖励的有关材料

30年

 


行政类档案归档细则

一、归档范围的确定

(一)归档原则

1.归档的行政类文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值。

2.归档的行政类文件必须反映行政部门职能活动的全过程,保证完整、准确、系统。

3.归档的行政类文件材料必须遵循其自然形成规律,保持彼此间的有机联系,照顾不同部门的不同特点。

(二)归档的主要内容和重点

1.在行政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体材料。

2.归档的重点以本校形成的不同载体、形式的文件材料为主,特别是全局性、综合性的文件材料,其次才是上级和其他单位发来的文、电及附件。上级来文中,应以针对学校的指令性、指导性文件为主。

(三)不归档的文件材料

1.上级机关普发供参阅、不办的文件材料。

2.上级机关发来供工作参考的抄件。

3.上级机关征求意见未定稿的文件。

4.重份文件。

5.无查考利用价值的事务性、 临时性文件。

6.未经会议讨论、未经学校领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿,一般性文件的历次修改稿,铅印文件的各次校对稿(学校主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外)。

7.从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料。

8.学校内部互相抄送的文件材料,不应履行公文的行文、介绍信等。

9.本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料。

10.非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。

(以上某些方面如果需要,也可选择作资料暂存)

二、行政类文件材料的部门立卷和归档流程

(一)形成与积累

1.学校各二级学院 、处室、直属单位均为立卷部门,分工归口立卷。

2.行政部门兼职档案人员按照文件材料分类表积累行政管理文件材料,做好文件材料的收集工作并定期进行整理。

3.学校档案室随时了解、督促、检查、指导专(兼)职档案员做好文件材料的积累工作。

4.归档的行政类文件材料必须字迹工整,格式统一,签字手续完备。

(二)整理组卷

1.根据行政类文件材料的形成规律,保持其有机联系和便于利用查考的原则进行组卷。原则上相同内容的文件材料组成一卷便于利用,同一内容的文件材料数量多时可分别组成若干卷,每卷双面不超过200页,单面不超过120页。也可以根据文件材料的内在联系,对问题单一,文件较少者按不同内容分别组成薄卷。

2.在不影响卷内文件自然形成规律和有机联系的前提下,同一内容的卷内文件可按永久、定期顺序排列。

3.卷内密不可分的文件材料按正件在前,附件在后;批复在前,请示在后的要求排列。

4.卷内材料一律拆掉金属物,对破损的文件材料应进行修补。

5.凡是文件材料未注明标题的应加制封面,注明题名、责任者、时间。

6.各种材料大小可采用16开型,也可采用国际标准A4型,图件按此规格叠成手风琴式,图名、图签折在外面。

7.文中密不可分的插图、照片应贴入文字材料内;附图册、表册、照片应贴上标签,填写件号及档号附在文字材料之后共同组成保管单位。其他载体材料可专柜保管,但需填写与文字材料卷一致的档号。

8.按顺序编排页号,无论单面或双面只要有书写文字,均应一面编写一个页号,页号位置在非装订线一侧的下角。不装订的以件为单位者,应在右上角加盖有单位名称、档号、件号的戳记,并逐项填写。

9.打印案卷目录、卷内目录及备考表。

10.案卷标题要简短、准确

(三)归档验收

立卷部门整理好案卷,学校档案部门派人检查合格后,填写移交目录一式两份,在次年五月底以前,双方履行签字盖章手续,办理移交,并各执一份存查。

 

立卷部门:校长办公室(类目代号:XZ11)

序号

类目名称

保管期限

1

上级有关高校行政管理的综合性文件(针对性的为永久,执行性的为30年)

30年

2

以学校名义发布的文件(交叉问题分类立卷)

永久

3

校领导在学校大会上的重要讲话稿和参加校外会议的发言稿

永久

4

全校性的规章制度、管理办法

永久

5

学校年度报告、总结、年报、综合统计

永久

6

校长办公会会议记录、纪要

永久

7

学校综合评估材料

永久

8

学校向上级的请示与批复(有批复的请示为永久,没有批复的请示为10年)

永久或10年

9

本校各单位的请示及学校的批复(分类立卷)

30年

10

有关全校性工作的调查材料和经验总结

永久

11

全校性工作会议、座谈会文件

30年

12

省级以上主要领导同志或重要人物的批注,修改、签字的文件

永久

13

省级以上主要领导视察本校的讲话、报告、题词、照片、录像和录音带(一般领导的讲话为长期)

永久

14

学校统计年鉴、年鉴、历史沿革、情况介绍

永久

15

本校大事记

永久

16

本校教育事业规划、计划及上级批复

永久

17

学校启用印章的文件及印模、作废公章

永久

18

本校与其他高校合作办学的有关文件(含合同、协议、会议材料)

永久

19

校史工作材料

永久

20

校庆工作材料

30年

21

校友工作材料

30年

22

学校与外单位的合同书、协议书、承包方案和往来函件(有长期利用价值的为永久,有较长时效的为30年)

永久或30年

23

与我校有关的司法案件材料

30年

24

档案管理工作材料

30年

25

公务用车工作材料

30年

26

本校发生的重大问题的处理文件材料

永久

27

上级领导机关发给我校的奖状、纪念品等实物或照片(获省部级以上奖励的为永久)

永久

30年

28

重要的来信来访及处理材料

30年

 

立卷部门:人事处(类目代号:XZ12)

序号

类目名称

保管期限

1

本校人事工作规章制度、管理办法、岗位职责

永久

2

人事处工作计划、总结、报告

永久

3

全校教职工获国家级、省级、市级各级党政机关嘉奖的审批表、表彰文件及证书复印件

永久

4

教职工年度考核表、考核结果文件

永久

5

教职工的录用、招聘、调入的有关材料(含转移行政关系介绍信、商调函等)

30年

6

教职工调出的有关材料(含转移行政关系的介绍信、存根、离校手续单)

30年

7

关于机构、编制规划、计划等报告及上级的批复

永久

8

关于校内机构设置、变化的文件材料

永久

9

教职工援外、支援边远地区材料

30年

10

教职工校内调动、转编材料

30年

11

教职工退职、离职的文件材料

30年

12

人事工作统计报表

永久

13

教职工名册

永久

14

新转入教职工人事档案材料

永久

15

劳资统计报表

永久

16

教职工工资调整材料、名册(含工资变动登记表)

30年

17

教职工转正定级表

永久

18

使用劳务派遣人员有关材料

30年

19

职工养老保险的文件材料

30年

20

教职工退休审批材料

永久

21

师资培养、管理工作计划、规定、总结、通知、通报

永久

22

教职工专业技术职称评定、聘任文件材料及上级批准通过文件(含职称评定审批表)

永久

23

各类专家、省级青年骨干教师的有关材料

永久

24

教职工在职攻读博士研究生协议

30年

25

教师资格证申请表

永久

26

访问学者、教师进修计划、安排、总结(含教师进修成绩登记册、毕业证、结业证登记册)、协议等

永久

 

立卷部门:审计处(类目代号:XZ13)

序号

类目名称

保管期限

1

上级关于审计工作的文件

30年

2

审计处工作计划、总结、综合汇报材料

永久

3

审计工作统计年报及重要报表

永久

4

审计项目卷宗(经济责任审计、基建项目审计、维修项目审计等重要审计项目永久保存、一般审计项目30年保存)

永久/30年

 

立卷部门: 保卫处(类目代号:XZ14)

序号

类目名称

保管期限

1

上级有关公安保卫、消防工作的文件

30年

2

保卫处工作计划、总结

30年

3

本校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书

30年

4

本校师生员工案件的复查处理结论及上级的批复

30年

5

学校要害、重点部位的安全、消防工作

30年

6

学校安全措施和隐患解决方案

30年

7

全校治安、保卫、消防安全负责人员名册

30年

8

以保卫处名义上报、下发的文件(含请示、批复)

永久

 

立卷部门:后勤基建处 (类目代号:XZ15)

序号

类目名称

保管期限

1

上级有关总务后勤工作的文件(含水电、绿化、爱国卫生、医疗等)

30年

2

本处工作计划、总结、调查材料、统计报表

永久

3

本处上报、下发的文件(含请示、批复)

永久

4

本处与宏观管理单位签订的合同、协议

30年

5

本处与有关单位重要往来函件

30年

6

爱国卫生、公费医疗、保健工作计划、总结、规定、通知等文件材料

30年

7

水、电、天然气供需情况统计表

30年

8

校园绿化工作的文件材料

30年

9

本校计划生育工作文件(含计划、总结、统计年报表等)及领取独生子女证名册

30年

10

食堂承包协议

30年

11

上级有关房改工作的文件

30年

12

本校关于房屋改革的文件材料(含统计报表)

永久

13

关于本校房屋分配、调配使用的文件材料

30年

 

立卷部门:图书馆(类目代号:XZ16)

序号

类目名称

保管期限

1

上级有关图书工作的文件

30年

2

图书馆工作计划、报告、总结及综合汇报材料

30年

4

图书概况、发展规划、藏书目录、统计及统计年报

永久

5

图书馆设备、图书添置计划、批复

30年

6

与外单位的重要往来函件、合同协议

30年

 

立卷部门:信息与公共实验管理中心(类目代号:XZ17)

序号

类目名称

保管期限

1

上级有关网络工作的文件

30年

2

学校信息化建设规划

永久

3

学院网站群的建设、运行及维护材料

30年

4

网络基础设施建设、软件和应用系统平台建设材料

30年

5

全校多媒体设备、公共实验室设备建设管理及维护材料

30年

6

校级以上重大活动的摄影、摄像与后期制作的数字资源

永久

7

其他有必要归档的文件材料

30年

 


教学类档案归档细则

 

一、归档范围的确定

(一)确定的原则

1.教学管理和教学实践活动过程中形成的文件材料,必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

2.归档的教学文件材料,必须反映教学管理、教学实践活动的全过程,保证完整、准确、系统。

3.归档的教学文件材料,必须遵循其自然形成规律,保持有机联系,符合教学管理和教学实践活动的成套性特点。

(二)归档的主要内容和重点

1.归档的主要内容包括综合管理、学科与实验室建设、学籍管理、课堂教学与实践、学位工作、教材等方面。

2.归档的重点是本校在教学工作,特别是教学实践各个环节活动中形成的不同载体的文件材料。

(三)不归档的文件材料

1.上级有关教学的普发的(非专指高校)、不办的文件;

2.上级有关教学的未定稿的文件;

3.重份文件;

4.无查考利用价值的事务性临时性文件;

5.非隶属单位抄送的不需办理、也无参考价值的文件;

6.校内其他单位发来的文件;

7.与校外单位交换来的材料。

以上不归档材料如认为必要,也可自行作资料暂存。

二、教学文件材料的部门立卷与归档流程

(一)形成与积累

1.每年新学年开始后,教务部门在部署新学年工作时,同时向本部门的专(兼)职档案人员和各院、系(所)教学秘书布置形成与积累教学文件材料的任务。

2.教务部门向各院发放各种教学文件材料表格,学籍登记表(卡),积累用卷宗(袋)等。

3.教务部门专(兼)职档案员按文件材料分类表分别积累教学文件材料,并定期进行整理。

4.档案馆随时了解、督促、检查、指导专(兼)职档案员做好文件材料的积累工作。

5.归档的教学文件材料必须字迹工整,格式统一,签字手续完备。

(二)整理组卷

1.坚持由教学文件材料形成部门立卷归档的原则,由教学管理部门的专(兼)职档案员负责将积累的文件材料向档案馆归档。

2.根据教学文件材料的形成规律,保持其有机联系和便于利用查考的原则进行组卷。原则上相同内容的文件材料组成一卷便于利用,同一内容的文件材料数量多时可分别组成若干卷,每卷双面不超过200页,单面不超过120页。也可以根据文件材料的内在联系,对问题单一,文件较少者按不同内容分别组成薄卷。

3.在不影响卷内文件自然形成规律和有机联系的前提下,同一内容的卷内文件可按永久、定期顺序排列。

4.卷内密不可分的文件材料按正件在前,附件在后;批复在前,请示在后的要求排列。

5.卷内材料一律拆掉金属物,对破损的文件材料应进行修补。

6.凡是文件材料未注明标题的应加制封面,注明题名、责任者、时间。

7.各种材料大小可采用16开型,也可采用国际标准A4型,图件按此规格叠成手风琴式,图名、图签折在外面。

8.文中密不可分的插图、照片应贴入文字材料内;附图册、表册、照片应贴上标签,填写件号及档号附在文字材料之后共同组成保管单位。其他载体材料可专柜保管,但需填写与文字材料卷一致的档号。

9.按顺序编排页号,无论单面或双面只要有书写文字,均应一面编写一个页号,页号位置在非装订线一侧的下角。不装订的以件为单位者,应在右上角加盖有单位名称、档号、件号的戳记,并逐项填写。

10.打印案卷目录、卷内目录及备考表。

11.文件形成部门提出每个案卷的密级并会同档案馆确定。

12.案卷标题要简短、准确。

(三)归档验收

1.移交档案时交接双方必须当面检查验收,检查文件材料是否完整、齐全,排列、书写是否符合要求,标题是否确切,凡不符合规定要求者,接收人应拒绝接收,并限期改正补交。

2.移交时打印移交目录。移交目录一式两分,双方各执一份。

3.教学综合管理文件次年六月底前归档,入学登记表、本科毕业生成绩在毕业当年的九月底以前归档,新生录取名册在完结后二个月内归档,本科优秀论文及相关材料的归档在当年的九月底以前归档。

 

立卷部门:发展规划与学科建设处 (类目代号:JX11)

序号

类目名称

保管期限

1

学校中长期发展规划和阶段性发展规划

永久

2

省级以上学科论证、评估、申报、审批材料

永久

3

校级重点学科申报、年度及中期检查、验收材料

永久

4

学科建设规划

30年

5

学科建设统计报表

永久

 

立卷部门:教务处

(1)综合(类目代号:JX12)

序号

类目名称

保管期限

1

上级有关教学工作的文件材料

30年

2

教务处工作报告、请示及批复

永久

3

有关教学工作的规章制度、会议记录、调研报告、工作计划、总结

永久

4

教学工作的各种统计报表

永久

5

反映本校本、专科教学工作重大活动的照片、图表及文字说明等

永久

6

其他有必要归档的文件材料

10年

 

(2)学位 (类目代号:JX13)

序号

类目名称

保管期限

1

上级有关学位工作文件材料

10年

2

学位评定条例、办法

永久

3

学位委员会会议记录、决定

永久

4

学院本科生优秀学士学位论文资料

30年

(3)专业与实验室建设(类目代号:JX14)

序号

类目名称

保管期限

1

上级有关专业设置及实验室建设的文件材料

30年

2

专业、实验室论证、评估、申报、审批材料

永久

3

专业、实验室建设材料

永久

4

专业、实验室建设计划、总结材料

30年

5

专业、实验室建设统计报表

永久

(4)学籍管理(类目代号:JX15)

序号

类目名称

保管期限

1

在校学生名册

永久

2

学生学籍卡片(贴照片)

永久

3

学生成绩总册

永久

4

学生学籍变更材料(升级、留级、休学、复学、转学、退学)

30年

5

学生学籍处分材料

30年

(5)教研教改(类目代号:JX16)

序号

类目名称

保管期限

1

本、专科生各专业教学计划、教学大纲

永久

2

课程建设规划与要求、项目总结、、教学日历、课程安排表

30年

3

上级有关重点(特色)专业设置、精品(重点)课程建设的文件材料

30年

4

学校有关重点(特色)专业设置、精品(重点)课程评估、申报、审批材料

30年

5

学校重点专业、重点课程建设计划、简报、总结材料

30年

6

学校重点专业、重点课程建设的统计报表

30年

7

教师参加教学竞赛成果

30年

8

教研教改活动计划和实施情况总结材料

30年

9

各级教研教改项目汇总表及附件

30年

10

学院教学改革、教学计划、培养目标、培养规格等方面的文件材料

30年

 

(6)教材( 类目代号:JX17)

序号

类目名称

保管期限

1

有关教材编写方面的文件材料

30年

2

自编、主编教学指导书

30年

3

自编、主编的优秀教材

30年

4

自编、主编教材目录

30年

 

(7)考试( 类目代号:JX18)

序号

类目名称

保管期限

1

本校学生参加全国三、四、六等英语考试及计算机等级考试成绩及统计表

30年

2

各专业课程试题库

30年

3

学生成绩册

30年

 

(8)运行( 类目代号:JX19)

序号

类目名称

保管期限

1

教学工作量的规定和执行

30年

2

学院教学校历表,教师课表

30年

3

典型教案、重要备课记录

30年

5

教学座谈会相关材料

30年

6

排课相关文件

30年

 

(9)实习( 类目代号:JX20)

序号

类目名称

保管期限

1

实践环节课程的计划书、指导书、汇总表、总结等相关材料

30年

2

实践教学计划表

30年

3

实习基地的统计材料、合同材料

30年

4

学生毕业设计(论文)题目汇总表

30年

5

实验教学计划表

30年

6

学生、教师参加活动实施计划和总结等相关材料

30年

7

教学实习、生产实习计划、总结及有关材料

30年

8

社会调查、社会实践计划、总结及有关材料

30年

 

立卷部门:教学质量监控与评估处 (类目代号: JX21)

序号

类目名称

保管期限

1

工作报告、请示及批复

30年

2

教师教学督查材料

30年

3

教师教学考核材料

30年

4

本科教学年度质量报告材料

永久

5

教学基本状态数据材料

永久

6

教学检查、评估材料

30年

7

上级部门组织的专业认证、专业综合评价、学位评估、合格评估、审核评估等材料

永久

 

立卷部门:创新创业学院 (类目代号: JX22)

序号

类目名称

保管期限

1

上级有关大学生创新创业政策文件

30年

2

国内合作与交流相关合同、协议、备忘录等

永久

3

大学生创新创业项目的申报立项材料

永久

4

创新创业项目培育与扶持材料

30年

5

创新创业竞赛组织与实施材料

30年

6

基地与中心建设与管理材料(含孵化基地、创新创业研究中心、创新创业教育中心与基地)

永久

7

创业成果认定和评选、创新创业学分认定、创新创业奖学金评选材料

永久

8

创新创业团队与导师专家库建设与管理材料

永久

9

校级高水平运动队建设与管理材料

30年

10

省级及以上团队和个人获奖证书、奖杯等

永久

 

立卷部门:继续教育学院

(1)综合 ( 类目代号:JX20)

序号

类目名称

保管期限

1

工作报告、请示及批复

30年

2

非学历教育的培训班、进修班材料

30年

3

使用教材情况及统计资料

30年

4

重要统计报表、会议纪要等

永久

5

有关人才培养方案、专业和课程建设的相关文件材料

30年

6

教学检查、评估材料

30年

7

教学工作的各种统计报表

30年

8

教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法

30年

9

省级及以上荣誉

永久

 

(2)招生 ( 类目代号:JX21)

序号

类目名称

保管期限

1

招生计划、招生简章、招生工作总结、请示、批复等

30年

2

新生录取审批名册

永久

3

招生统计报表及重要上报材料

永久

 

(3)学籍管理 ( 类目代号:JX22)

序号

类目名称

保管期限

1

学生奖励、处分材料

30年

2

当年在校学生人数统计表(纸质、电子版同时归档)

永久

3

学生成绩单总册

永久

 

(4)毕业 ( 类目代号:JX23)

序号

类目名称

保管期限

1

毕业生质量跟踪调查及信息反馈材料

30年

2

毕业生工作计划、总结、报告、请示、批复等

30年

3

毕业生及结业生名册(电子注册号、学位证书编号)

永久

 

二级学院自存教学类档案

序号

类目名称

保管期限

1

本科生的毕业论文(包括文本和电子版)、答辩材料、毕业证及

派遣证领取签收存根册

30年

2

课堂教学材料、课程进度表、各门课程教学大纲

10年

3

教师任课安排、教案、自编(主编)教学指导书、实习指导书和习题集及其他有保存价值的自编参考资料

30年

4

优秀实习报告

30年

5

本专业教学检查、调查材料及总结

30年

6

教师工作量核算、登记材料

30年

7

各专业课程试题库

30年

8

典型教案、重要备课记录

30年

9

与本单位或个人签订的合同、协定、协议书等重要文件材料

30年

10

各类培训班(三个月以上)学员名册

10年

 


学生类档案归档细则

 

一、归档范围的确定

(一)确定的原则

1.学生管理和教育活动中形成的文件材料,必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

2.归档的学生文件材料,必须反映学生管理和教育活动的全过程,保证其完整、准确、系统。

3.归档的学生文件材料必须遵循其自然形成规律,保持其有机联系,体现工作的职能和特点。

(二)归档的主要内容和重点

1学生类档案是反映学生教育与管理相关工作的记录,主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表、学生入伍材料等。

2.归档的重点是学生教育和管理过程形成的不同载体的文件材料。

(三)不归档的文件材料

1.上级关于外事工作普发(不专指高校)、不办的文件;

2.未定稿的各种文件;

3.未生效的合同、协议书;

4.无查考利用价值的一般性、临时性函件;

5.重份文件,校内各单位发来的文件;


二、学生类文件材料的部门立卷及归档流程

(一)形成与积累

1.学校学生管理部门是学校学生类档案材料的归口部门,负责学生类综合材料的收集、整理组卷、移交。学生档案由各二级教学单位负责将收集、汇总、整理组卷,按规定向校档案室移交。

2.学生管理部门将学生档案归档清单发至各二级学院,二级学院根据清单明细做好学生档案的日常管理、收集和整理工作。

3.归档的学生类文件材料,必须是打印或用钢笔、中性笔书写,字迹工整、图样清晰。

(二)整理组卷

1.根据学生文件材料的形成规律以及内容、价值、数量等实际情况,保持文件材料之间有机联系和便于查考利用的组卷原则,学生档案综合类以内容为主,将学生文件材料进行整理,组成一个或数个案卷,普通学生档案以专业、班级、姓名为单位,为每个学生单独组卷。

2.对学生管理和教育综合性文件材料中,上级文件、请示报告等综合性材料按年度分类组卷,学生主题活动档案可以根据主题的内容和性质单独组卷。

3.拆除卷内文件中的金属物,对破损的和无装订边的文件材料进行修补,对幅面大于卷皮或卷盒的文件材料要进行折叠。

4.除与文字材料密不可分者外,其余载体的材料,应保持其原状,另行专柜保管。档号与文字材料一致。

5.以案卷形式保管的学生文件材料,按顺序编写页码,无论单面或双面只要有书写符号的文件材料,每面均为一页,每卷页号均从1开始,页号编在非装订线一侧的下角。

6.打印卷内目录。卷内目录可打印或用钢笔正楷填写,字迹要工整、清晰,文面要整洁,不得涂改。正文与附件、正本与底稿合编一个顺序号。

7.填写备考表。在备考表内写明本案卷文件材料的总页数,并对文件材料的完整、准确程度,损坏缺少情况加以说明。

(三)归档验收

1.移交档案时交接双方必须当面检查验收,凡不符合要求者,档案馆应拒绝接收,要求限期补正。

2.移交时打印移交目录,移交目录一式二份,双方各执一份备查。

3.学生类综合档案材料次年6月底前向档案馆移交归档,独份的学生档案在学生毕业当年的6月底前向档案馆移交。

 

立卷部门:学生工作处(部)、武装部、校团委(类目代号:XS11)

序号

类目名称

保管期限

1

上级有关学生思想政治工作的文件(针对性的为永久,执行性的为30年)

30年

2

学生工作处工作计划、总结、报告、请示与批复、统计报表

永久

3

本校有关学生思想政治工作的决定、通知、办法

永久

4

本部及全校学生获得上级奖励表彰的文件材料

永久

5

全校学生工作会议文件材料及组织开展各种全校性学生活动的文件材料

30年

6

牵头组织的重大活动的有关材料(含组织的大型文体活动)

30年

7

学生管理的规章制度、管理办法

30年

8

学生思想政治工作典型调查材料、信息和统计

30年

9

辅导员、班主任队伍的选配、管理材料

30年

10

各二级学院学生工作干部(含副书记、团委干部、辅导员)名单

30年

11

学生的奖励及处分文件

30年

12

学生档案

永久

13

毕业班合影

永久

12

勤工俭学有关材料

30年

14

学生心理咨询中心建设材料,重大的心理干预案件材料

30年

15

学生征兵入伍通知、选拔、政审等工作材料

30年

16

学生征兵入伍花名册

30年

17

本校团代会文件(通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话稿、大会发言稿和大会通过的文件

永久

18

学生会、社团管理文件材料

30年

19

社会实践、社团活动有关材料

30年

20

反映本校学生工作重大活动的照片、声像及文字说明等

永久

 

立卷部门:招生就业处

(1)招生 (类目代号:XS12)

序号

类目名称

保管期限

1

上级有关招生工作文件材料

30年

2

招生计划、规定、总结、生源计划

永久

3

新生录取审批表或录取新生简明登记表

永久

4

新生名册

30年

4

委培、代培、自费生计划、合同及名单

30年

 

(2)毕业生(类目代号:XS13)

序号

类目名称

保管期限

1

上级有关毕业生分配的文件材料

30年

3

毕业生供需统计、计划、合同

30年

4

毕业生名册(含毕业证和学位证号码)

永久

5

毕业生分配名册

永久

6

毕业生正式分配方案及调配派遣名册

永久

7

毕业证、派遣证存根领取签收册

30年

8

毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料

30年

 

各二级学院学生档案归档清单

序号

类目名称

1

招生登记表

2

综合表现测评表

3

学位申请表

4

毕业生登记表

5

毕业生体检表

6

各科学业成绩表

7

实习鉴定表

8

入党入团材料

9

奖励材料

10

处分材料

 


科研类档案归档细则

 

一、归档范围的确定

(一)确定的原则

1.科研管理和科研实践活动过程中形成的文件材料,必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

2.归档的科研文件材料,必须反映科研管理、科研项目(课题)活动的全过程,保证完整、准确、系统。

3.归档的科研文件材料,必须遵循其自然形成规律,保持其有机联系,照顾不同学科、专业的科研文件材料的不同特点和成套性。

4.几个单位协作完成的研究课题,由主持单位归档保存一整套档案,协作单位保存自己所承担任务中形成的科研文件材料,并将有关的复制件送交主持单位。如确系涉及协作单位的合法权益,应在协议、合同或委托书中明确其科研文件材料的归属,但协作单位应将承担课题部分的有关档号及案卷目录提供主持单位。

5.与国外合作的研究课题,经协商在协议、合同中明确科研文件材料的归档办法。

(二)归档的主要内容和重点

1.归档的主要内容包括综合管理、科研项目、科研成果和推广应用等方面。

2.归档的重点是本校承担的科研项目(课题)各个阶段形成的不同载体的文件材料,特别是研究实验阶段形成的作为研究结果依据的原始材料。

3.取得负结果或因故中断的重要课题的科研文件材料也应归档。

(三)不归档的文件材料

1.上级有关科研的普发的(非专指高校)、不办的文件;

2.上级有关科研的未定稿的文件,未生效的合同、协议书;

3.未按科研管理程序列入计划、未经鉴定和不计工作量的个人项目;

4.重份文件;

5.无查考利用价值的事务性、临时性文件;

6.非隶属单位抄送的不办、也无参考价值的文件;

7.校内其他单位发来的文件;

8.与校外单位交换来的材料。

二、科研文件材料的部门立卷与归档流程

(一)形成与积累

1.课题组长在制订和讨论工作计划安排时,向课题组成员布置平时积累科研文件材料的任务和方法,并指定专人作兼职档案员。

2.学校科研管理部门和各课题组,按各自的职责范围,分别形成与积累和整理科研工作各阶段的有关文件材料。

3.档案部门应深入课题组了解课题进展情况,督促、指导科技人员做好科技文件材料的积累工作。

4.归档的科研文件材料必须字迹工整、格式统一,图样清晰,签字手续完备。

5.科研管理性文件材料归档一份,科研报告底稿一份,复制稿一份,原始资料全部。

(二)整理组卷

1.坚持实行科研文件材料形成部门和课题组立卷制度。课题结束后,由本课题组负责人主持立卷。兼职档案员将形成与积累的全部文件材料按要求与课题组的业务性文件汇总整理成卷。

2.根据科研文件材料形成规律,保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则,以及科研文件材料的内容、价值、数量和载体形式等实际情况,将每个研究课题的科研文件材料进行系统整理,视其材料多少,组成一题一卷或一题数卷。将最能反映课题概况的科研文件材料,如开题文件、论文、专著、鉴定材料,成果申报与获奖材料,科研投资与经费核算材料等整理组成综合卷,排放在研究课题全部案卷之首,其余科研文件材料按科研阶段依次系统整理组卷。

3.内容不可分的科研文件材料按以下要求排列:正件在前,附件在后;批复在前,请示在后。

4.拆除案卷内的金属物,对破损的科研文件材料进行修补。

5.科研管理部分的文件材料,按党、政档案要求组卷装订。并编写件号及每件材料的标题。装订卷的全部科研文件材料按顺序编写页号,无论单面或双面只要有书写文字,均应一面编写一个页号,每卷页号均从1开始,页号位置在非装订线一侧的下角。不装订卷的全部科研文件材料,以件为单元,在每件文件材料的右上角盖上有单位名称、档号、件号戳记,并逐项填写。

6.课题组组织归档前的鉴定工作,提出每个案卷的保管期限和密级划分的具体意见,密级分为绝密、机密、秘密三种,按《科学技术保密条例》办理。

7.打印卷内目录、备考表和案卷封面。

8.课题组长填写归档说明书,放入每个研究课题第一卷的卷内目录之前。

(三)归档验收

1.科研管理部门负责管理性文件归档,各课题组直接向档案部门归档。

2.归档时间:研究课题在鉴定验收后两个月内归档;暂不申报或中断、停止的研究课题,在课题结束或中断、停止后两个月内归档;科研管理部门的管理性文件材料、科研综合材料于次年五月底前归档。

3.课题组打印科研档案移交目录一式两份,连同案卷向档案部门移交,然后经档案部门清点无误后,交接双方在移交目录上签字,并各执一份存查。

 

立卷部门:科研处

(1)综合类 (类目代号:KY11)

序号

类目名称

保管期限

1

本校科研工作的重要决定、工作计划、总结

永久

2

调查报告及有关规章制度

30年

3

全校科研工作会议纪要、会议文件

30年

4

科研行政管理、计划管理、成果管理、经费管理等文件材料

30年

5

科研课题、项目经费的申报和批复材料

30年

6

科研工作各类统计报表

永久

7

科技计划等项目的审批(核准)、管理、验收(评估)等文件材料

永久

8

科研成果汇编

永久

 

科研项目 (类目代号:KY12)

序号

类目名称

保管期限

1

开题报告与课题调研论证材料

30年

2

科研课题研究计划、设计及相关任务书、合同、协议书

永久

3

科研项目计划执行情况、计划调整或撤销报告

永久

4

重要科研课题专家评审意见、鉴定会材料(记录、意见等)

永久

 

科研成果 (类目代号:KY13)

序号

类目名称

保管期限

1

科研成果登记表、报告表

永久

2

科研成果奖励与审批材料及获奖材料(奖状、奖章、证书等,省部级以上的集体获奖交原件、个人获奖的交扫描件)

永久

3

专利申请书、专利证书(集体获奖的交原件,个人获奖的交扫描件)

永久

 

推广应用 (类目代号:KY14)

1

转让合同、协议书

永久

2

生产定型鉴定材料

永久

3

推广应用方案及实施情况

30年

 


基本建设类档案归档细则

 

一、归档范围的确定

(一)确定的原则

1.基建管理和项目建设中形成的文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

2.归档的基建文件材料必须反映基建管理和项目建设的全过程,保证完整、准确、系统。

3.归档的基建文件材料,必须遵循其自然形成规律,保持其有机联系,与实物完全一致并具有成套性。

(二)归档的主要内容和重点

1.归档主要内容包括综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生产技术准备、试生产基建预算、概算、决算、器材管理等八个方面。

2.归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料,特别是包括竣工图在内的全套图纸。

(三)不归档的文件材料

1.上级机关有关基建的普发性(非专指高校)、不办的文件;

2.正式施工前的草图,未定型图纸;

3.重份文件和重份图纸;

4.无查考价值的临时性、事务性文件。

二、基建文件材料的部门立卷与归档流程

(一)形成与积累

1.学校基建部门要有一位负责人分管基建档案工作,并配备相应专(兼)职档案人员,负责基建文件材料的形成、积累、归档工作。

2.基建部门接到基建项目后,在布置工作计划的同时布置形成与积累基建文件材料的任务。

3.基建项目实行总承包给外单位的,由各分承包单位负责收集、整理分包范围内的基建文件材料,交总承包单位汇总、整理,竣工时由总承包单位向学校基建部门提交完整、准确、系统的基建档案材料。

4.基建项目由几个单位分别承包的,各承包单位负责收集、整理所承包工程的基建文件材料,交学校基建部门汇总、整理。

5.学校档案部门应随时了解大型基建项目主要的工程进度、督促、指导专(兼)职档案员及工程技术人员做好基建文件材料的积累工作。

6.基建部门应严格执行基建文件材料的审签制度,明确职责,把好文件材料形成的质量关。

7.学校的基建部门要检查设计、施工单位基建文件材料的编号是否统一,要与它所反映的对象一致,能揭示其性质与特征。

8.使用基建文件材料过程中不允许随便更改。如有更改,必须填写变更通知单,并履行批准手续。

9.归档的基建文件材料格式要统一,字迹工整,图像清晰。

10.归档的蓝图,规格必须符合国家标准,字、图清晰,用纸优良。

11.工程承包合同或施工协议中要依据国家对编制竣工图的要求,对竣工图的编制、整理、审核、交接、验收做出规定,做好施工记录、交工验收记录和签证等,编制好竣工图。

12.凡是重要和经常使用的文件材料要有副本。其它文件材料一般归档一份。

13.学校基建部门要定期检查、绘制本校的总平面图以及水、电、气、通讯等管网图。

(二)整理组卷

1.基建项目结束(含最终完成、阶段完成)后,基建部门分管基建档案材料工作的负责人,组织本项目形成的应归档的基建文件材料的整理组卷工作。

2.根据基建文件材料的形成规律,按保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则,对基建文件材料的内容、价值、数量和载体形式进行系统整理,按工程项目组卷,一项一卷或若干卷。管理性文件材料排在整个项目首卷,其余材料按文件性质分别组成案卷。

3.文字材料的排列:正件在前,附件在后;批复在前,请示在后。图纸按图的类别序号排列(即:地质图、初步设计图、建筑施工图、结构施工图、水工图、电工图、气管图、更改图)。

4.拆除卷内金属物,对破损的材料进行修补。

5.基建文件材料采用卷皮、卷盒(袋)方式保管。蓝图大于卷盒的,以手风琴式折叠成四号图纸的规格,底图采用卷筒或平放两种方式保管。蓝图、底图可以不装订,透明底图必须用缝纫机打图边。

6.无论单面或双面只要有书写文字,均作为一页编写页号,每卷页号均从1开始,页号位置在非装订线一侧的下角,蓝图、底图可以一组有机联系的图纸为一件,以件为单元,在每件文件材料的右上角加盖有单位名称、档号、件号的戳记章,并逐一填写。

7.打印卷内目录和备考表。

8.确定保管期限。

9.草拟案卷封面各栏目,经档案部门审查后填写案卷封面。

10.工程技术人员填写归档说明,交基建部门分管负责人审查后,放在第一卷的卷内目录之后。

(三)归档验收

1.基建项目在验收后三个月内归档。档案部门要认真进行审查、验收归档的档案资料,并在基建档案资料归档说明书上签署意见。

2.学校基建部门应从基建总投资中扣留5%,作为基建档案保证金,待基建档案材料归档验收合格后发还。

3.打印基建档案资料移交目录,一式两份,连同案卷经档案部门清点无误后,交接双方在移交目录上签字盖章,各执一份存查。

 

立卷部门:后勤基建处

(1)综合类 (类目代号:JJ11)

序号

类目名称

保管期限

1

上级有关校园规划与基建工作的文件(针对性为永久、执行性为30年)

永久或30年

2

校园规划与基建工作规章制度、管理办法、岗位职责(综合性为永久、一般性为30年)

永久或30年

3

校园规划与基建工作的年度计划、总结、统计报表、管理性文件材料、

永久

4

基建工作总体规划

永久

5

基建工程财务预、决算

30年

6

全校性总体规划、设计总平面图

永久

7

水、电、气管、通讯网络分布图

永久

8

地质勘探、地形测量材料

永久

9

校区地形图、地籍图、校区规划图、地界图

永久

10

校区道路、围墙布局图、规划图及有关文件

永久

11

人防工程勘测、总体设计、地下干道布局图、现状图、竣工图的文件材料

永久

12

全校土地范围红线图、地界图

永久

13

征用土地协议书及补偿等凭证材料

永久

14

征用房屋协议书及补偿等凭证材料

永久

15

房屋产权及变更的文件材料

永久

16

土地使用及变更的文件材料

永久

(2)工程项目  (类目代号:JJ12)

(A)可行性研究

序号

类目名称

保管期限

1

项目建议书及上级批复

永久

2

可行性研究报告

永久

3

项目评估

永久

4

环境预测、调查报告

永久

5

设计任务

永久

(B)设计基础

序号

类目名称

保管期限

1

工程地质、水文地质、勘测设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验实验报告、重要土岩样及说明

永久

2

地形、地貌控制点建筑物及重要设备及安装测量定位、观测记录

永久

3

水文、气象、地震等其他设计基础

永久

 

(C)设计文件

序号

类目名称

保管期限

1

初步设计

永久

2

技术设计

永久

3

技术秘密材料、专利文件

永久

4

施工图设计

30年

5

设计计算书

30年

6

关键技术实验

永久

7

总体规划设计

30年

8

设计评价、鉴定及审批

30年

 

(D)工程管理文件

序号

类目名称

保管期限

1

征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书

永久

2

承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件

永久

3

施工执照

永久

4

环保三同时、消防、卫生条件、水、电、气、暖供应协议书

永久

5

产权证书

永久

 

(E)施工

序号

类目名称

保管期限

1

土地施工文件


(1)开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要

30年


(2)施工组织设计、施工安全措施、施工工艺

30年


(3)原材料及构件出厂证明、质量鉴定

30年


(4)建筑材料实验报告

30年


(5)设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批

永久


(6)土建施工定位测量地质勘察

永久


(7)土、岩试验报告、基础处理、基础工程施工图

永久


(8)隐蔽工程验收记录

永久


(9)工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告

永久


(10)分项、分单位工程抽量检查、评定

30年


(11)交工验收记录证明

30年


(12)竣工报告及竣工验收报告

永久


2

 

设备及管线安装文件


(1)开工报告、工程技术要求、技术交流、目纸会审纪要

30年


(2)设计变更、工程更改洽商单、材料零部件、设备代用审批

30年


(3)焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录

30年


(4)隐蔽工程检查验收记录

30年


(5)强度、密闭性试验报告

30年


(6)设备调试记录

30年


(7)施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告

30年


(8)系统调试、实验记录

30年


(9)管线清洗、通水消毒记录

30年


(10)管线标高位置、坡度测量记录

30年


(11)中间交工验收记录证明、工程质量评定

30年


(12)竣工报告、竣工验收报告

30年


 

3

电气、仪表安装施工文件

30年

(1)开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审

30年


(2)设计变更、工程更改洽商单、材料零部件、设备代用审批

30年


(3)调试、整定记录

30年


(4)性能测试和校核

30年


(5)施工安装记录,质量检查评定,事故处理报告

30年


(6)操作、联动试验

30年


(7)电气装置交接记录

30年


(8)中间交工验收记录、工程质量评定

30年


(9)竣工报告、竣工验收报告

30年


  

(F)竣工验收

序号

类目名称

保管期限

1

竣工验收报告

永久

2

全部竣工图纸

永久

3

质量评审材料

永久

4

工程现场声像材料

永久

5

竣工验收会议材料

永久

 

(G)基建财务、器材管理

序号

类目名称

保管期限

1

财务计划、年度计划

30年

2

工程概算、预算、决算

永久

3

主要材料消耗、器材管理

30年

4

交付使用的固定资产

永久

 


仪器设备类档案归档细则

 

一、归档范围的确定

(一)确定的原则

1.设备管理工作和仪器设备申购、验收、使用、维修、改造各个环节中形成的文件材料,必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

2.归档的文件材料必须反映设备管理和仪器设备项目从申购到改造的全过程,保证完整、准确、系统。

3.归档的仪器设备文件材料必须遵循其自然形成规律、保持其有机联系,必须与实物一致并有成套性。

4.作为学校固定资产的各种国产、进口的高、精、尖、新、稀的仪器设备,均须归档。

(二)归档的主要内容和重点

1.归档的主要内容包括综合管理、仪器设备项目依据性材料、开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样等六个方面。

2.归档的重点是仪器设备项目(特别是价值10万元以上的)各个环节形成的不同载体的文件材料,包括全套随机图样。

3.本校自制、作为学校固定资产符合建档条件的仪器设备,除研制文件材料作为科研成果归入科研类档案外,其余均按仪器设备类档案要求处理。

(三)不归档的文件材料

1.上级普发(非专指高校)、不办的文件;

2.未定稿的管理性文件材料;

3.未生效的合同、协议书;

4.重份文件、校内单位发来的文件;

5.无查考价值的一般性函件;

6.仪器设备广告、宣传材料、定货会、展销会宣传品。

二、仪器设备文件材料的部门立卷及归档流程

(一)形成与积累

1.学校设备管理部门是学校设备文件材料的形成与积累、汇总部门,必须有专(兼)职档案员集中管理本校的设备文件材料。学校的设备计划、采购供应、使用单位都应指定专人负责设备文件的收集、积累、管理工作。

2.从申购设备到验收完毕(进口设备到索赔期满)过程中的管理性文件和技术性文件,均归口设备管理部门负责收集、积累,过程结束后移交档案部门。

3.设备保管使用部门要负责设备随机文件材料以及设备开箱、调试验收、使用记录等文件材料的收集、积累并及时整理登记,移交设备管理部门。

4.重大设备的开箱验收必须有学校档案部门参加,以监督、检查、指导设备文字材料和技术文件的清点、验收工作,并在验收记录上签字、盖章。对文字材料和技术文件不全的设备,有权拒绝签字并通知财务部门暂缓结算,待设备定购部门让厂家补齐后,方可办理相应手续。

5.建立设备档案分室的单位,其档案员应负责做好设备文件材料的积累、整理分类、编目、装订、保管工作,并按要求向学校档案部门移交案卷目录。

6.学校档案部门随时了解、督促、检查、指导专(兼)职档案员做好设备文件材料的积累工作。

7.学校各级设备使用单位的负责人,要认真抓好设备文件材料的形成、积累、管理工作,科技人员和实验人员要爱护设备的技术文件,对设备的使用、维修、改造做到有活动就有完整的记录,确保设备文件的完整、系统、准确。

8.设备文件材料,必须用钢笔、中性笔写书,严禁用圆珠笔、水彩笔。要求字迹工整,图样清晰。

9.设备文件材料一般归档一份,重要和经常使用的应酌加副本。

(二)整理组卷

1.坚持由设备文件材料形成部门立卷的原则。设备验收完成和进口设备索赔期满后,设备计划、采购供应部门的专(兼)职档案员应及时将形成的设备管理文件材料整理组卷。

2.根据设备文件材料的形成规律以及设备文件材料的内容、价值、数量和载体形式等实际情况,在坚持文件之间有机联系和便于利用查找的组卷原则下,将每项设备的文件材料进行系统整理,组成一个或若干个案卷。

3.将最能反映设备购置概况的文件材料,如申购报告,批复文件,论证文件,投资文件,订购合同,验收报告,索赔文件等整理组成案卷,排放在各卷之首,其余设备技术文件材料按设备的工作程序及重要程度,依次系统排列。

4.设备文件材料中的非纸质载体材料,除密不可分者外,应放入特殊载体档案的专柜保管,并按要求标明参见号。

5.卷内的文件材料按文字材料在前,图表在后的要求排列。

6.拆除卷内文件中的金属物,用线装订,对破损的文件材料进行修补,对引进设备中专用文件夹,可以保持原状。

7.设备文件材料采用卷盒和卷皮的保管形式,图件按卷盒规格叠成手风琴式。引进设备文件用卷盒保管有困难的,可按其自然状态保管。

8.全部设备文件无论单面或双面只要有书写符号,每面均为一页,每卷页号均从1开始,页号位置在非装订线一侧的下角,对不装订卷在每件文件加盖上有单位名称、档号、件号的戳记章并依次编写件号。

9.认真打印卷内目录和备考表。每个案卷组成以后,都应填写备考表,写明本案卷图纸和文件材料的总页数,并对文件材料的完整、准确程度、损坏、缺少情况加以说明。日后案卷内的图纸和文字材料需要变更、修改时,由档案管理人员随时在备考表上注明。

10.拟定案卷封面各栏目,案卷标题要简明、准确。对进口设备的外文案卷标题、控制在100个字符以内。

11.确定设备档案卷内文件的保管期限。对最能反映设备购置概况和设备技术性能的文件材料,如申购报告、批复文件、论证文件、投资文件、订购合同、验收报告、索赔文件等,定为定期保管,设备随机的技术文件和使用维修、改造等文件,由于其价值是作为设备的组成部分而存在的,原则上随设备而存在,保管期限定为与设备共存。

12.设备档案的密级,除自制设备的科研部分随科研成果档案定密级外,设备档案文件材料原则上无密级。

(三)归档验收

1.设备管理部门的专(兼)职档案员,打印移交目录。内容包括设备文件材料名称、份数、移交时间。移交目录一式二份。将移交目录连同案卷单位负责人审查,再向档案部门归档,归档时双方签字,各持一份备查。

2.设备档案的归档时间为设备验收完毕投入使用后二个月,引进设备为索赔期满后二个月。

 

立卷部门:后勤基建处、资产管理处

(1)综合(类目代号:SB11)

序号

类目名称

保管期限

1

上级有关仪器、设备的政策、业务管理工作文件

30年

2

本校仪器、设备管理的规章制度、管理办法

30年

3

设备工作计划、报告、总结、调查材料、统计报表

永久

4

本校仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案

30年

5

本校仪器、设备移交清册及设备仪器报废、调拨报告和批复

永久

6

本校有关仪器、设备业务工作的综合性统计材料

永久

 

(2)仪器设备项目(类目代号:SB12)

序号

类目名称

保管期限

1

申购报告、计划、论证报告(论证会文件、记录等)

30年

2

上级或主管领导批复和准购批示

30年

3

定购合同(复印件)和会谈纪要记录等

30年

4

进口设备过程中有关的技术商务文件

30年

5

开箱记录及装箱单

30年

6

安装调试记录和双方签字移交文件

30年

7

验收报告及文件材料

30年

8

索赔来往函件及结果文件

30年

9

设备说明书及全套随机文件材料

与设备共存

10

使用、检修、故障事故记录(设备履历书)

与设备共存

11

重大事故的调查分析及处理意见

与设备共存

12

技术改造和开发过程中形成的技术文件

与设备共存

 


出版类档案归档细则

 

一、归档范围的确定

(一)确定的原则

1.编辑出版管理和出版活动中形成的文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

2.归档的出版文件材料必须反映编辑出版管理职能和出版活动的全过程,保证完整、准确、系统。

3.归档的出版文件材料必须遵循其自然形成规律,保持有机联系,特别注意出版材料的成套性特点。

(二)归档的主要内容和重点

1.归档的主要内容包括综合管理、出版物的编审、出版等方面的内容。

2.归档的重点是出版活动各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料,尤其是出版物本身。

(三)不归档的文件材料

1.上级机关有关出版的普发(非专指高校)、不办的文件;

2.未生效的合同、协议书;

3.不退、不用的稿件,非定稿的稿件;

4.重份文件及校内单位发来的文件;

5.无查考价值的事务性、临时性函件;

6.校外单位交换来的材料。

以上某些文件如认为必要,也可有选择地作资料暂存。

 

二、出版文件材料的部门立卷和归档流程

(一)形成与积累

1.出版物出版前,责任编辑应注意归档材料的积累和保管,将全部材料收集整理放入材料积累袋内,并随时检查归档材料是否完整、系统、准确,及时进行补救。

2.出版物出版后,责任编辑必须将归档材料加以整理,按彼此间的自然联系进行系统排列,放入案卷内,拟出标题,经部(室)主任审查和专(兼)职档案员检查后,编好卷内目录,连同样书(均须写入目录内),顺序放入袋内。

(二)整理组卷

1.出版档案以出版物名称立卷,一书一刊组成一卷或数卷,期刊视情况几期一卷,注意分清年度,不可混年立卷。

2.跨年的出版档案,放在出版物的出版年度立卷。

3.出版档案内的原稿、清样,均须除去金属物,修补破损处,用线装订。

4.卷内材料以左下方对齐,在左侧装订。照片和不便装订的手迹,应放入特制的小纸袋内装订,装订线外有重要批注者,须进行贴边处理。

5.编制页、件号,样书只编件号。

6.卷末备考表应逐项认真填写。

7.出版档案案卷标题以书籍著(译)者、书名为标题,刊物以刊名加刊期为标题。

(三)归档验收

1.书刊出版后一个月内,责任编辑应向本社、部(室)专(兼)职档案员归档,经验收合格后,发给凭据,社部(室)负责人和财务部门始可按此签发稿费通知单和发放稿费。

2.各社、部(室)的专(兼)职档案员应在次年六月底前,将上年应归档的出版档案。集中向校档案馆移交,移交时打印移交目录一式二份,双方各执一份。

3.出版物版权转移到校外出版社时,档案一般应随同转移,或者将有关材料退还给作者。

 

立卷部门:校报编辑部、《特立学刊》编辑部、《学前教育研究》编辑部

(1)综合(类目代号:CB11)

序号

类目名称

保管期限

1

上级有关编辑出版工作的文件(针对性的永久、执行性的为30年)

永久或30年

2

本校编辑出版工作规划、计划、报告、总结、简报和重要会议纪录

永久

3

本校编辑出版工作的请示与批复

永久

4

本校编辑出版工作规章制度、统计报表

永久

5

编辑出版部门管理形成的其他文件

30年

6

编辑出版合同、协议书

30年

7

出版书刊、音像出版物目录

永久

 


外事类档案归档细则

 

一、归档范围的确定

(一)确定的原则

1.外事管理和外事活动中形成的文件材料,必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

2.归档的外事文件材料,必须反映外事管理、外事活动的全过程,保证其完整、准确、系统。

3.归档的外事文件材料必须遵循其自然形成规律,保持其有机联系,体现涉外工作的职能和特点。

(二)归档的主要内容和重点

1.归档的主要内容包括综合管理,出国(境)与来校任教、讲学、访问、考察、参加国际会议、国际合作、留学生工作等方面。

2.归档的重点是重大涉外和国际合作项目、留学生工作活动中形成的不同载体的文件材料。

3.本校人员在国外获得的证书、奖状、奖章、奖品,可采取不同方式归档,或存复印件、影印件;外国赠送学校的纪念品、礼品,有保存意义的,应归档,不宜长期保存的可存影印件和清单。

(三)不归档的文件材料

1.上级关于外事工作普发(不专指高校)、不办的文件;

2.未定稿的各种文件;

3.未生效的合同、协议书;

4.无查考利用价值的一般性、临时性函件;

5.重份文件,校内各单位发来的文件;

6.与校外单位交换来的材料。

二、外事文件材料的部门立卷及归档流程

(一)形成与积累

1.学校外事管理部门是学校外事管理、涉外教学、科研文件材料的归口部门,在来校、出国(境)、国际合作结束后,负责将与此项工作有关的单位形成的各种外事文件材料,收集、汇总、整理组卷,按规定向校档案馆移交。

2.学校各单位或个人应在每项外事活动结束后一个月内将所形成的文件材料送有关的职能部门立卷归档。凡出国进修、留学形成的有关文件材料由人事处立卷归档;其他各项外事活动形成的文件材料均由外事管理部门立卷归档。

3.凡外事活动中形成的各种文件材料交给有关职能管理部门进行验收后,出具证明,财务部门方可准予报账结算,师资管理部门才准予报到上班。

4.归档的外事文件材料,必须是打印或用钢笔、中性笔书写,字迹工整、图样清晰。

(二)整理组卷

1.根据外事文件材料的形成规律以及内容、价值、数量、密级和载体等实际情况,保持文件材料之间有机联系和便于查考利用的组卷原则,以内容为主,将每组外事文件材料进行整理,组成一个或数个案卷。

2.对来校、出国(境)和国际合作的文件材料中,上级文件、请示报告、上级批复与国外来往信函等准备阶段的材料,按年度分类组卷,将国内和国(境)外活动期间形成的材料及派出回国后的综合性材料按活动性质,分类组卷,各阶段密不可分的材料按正件在前,附件在后;批复在前,请示在后排列。

3.拆除卷内文件中的金属物,对破损的和无装订边的文件材料进行修补,对幅面大于卷皮或卷盒的文件材料要进行折叠。

4.除与文字材料密不可分者外,其余载体的材料、礼品,应保持其原状,另行专柜保管。档号与文字材料一致。

5.以案卷形式保管的外事文件材料,按顺序编写页码,无论单面或双面只要有书写符号的文件材料,每面均为一页,每卷页号均从1开始,页号编在非装订线一侧的下角。

6.打印卷内目录。卷内目录可打印或用钢笔正楷填写,字迹要工整、清晰,文面要整洁,不得涂改。正文与附件、正本与底稿合编一个顺序号。

7.填写备考表。在备考表内写明本案卷文件材料的总页数,并对文件材料的完整、准确程度,损坏缺少情况加以说明。

(三)归档验收

1.移交档案时交接双方必须当面检查验收,凡不符合要求者,档案馆应拒绝接收,要求限期补正。

2.移交时打印移交目录,移交目录一式二份,双方各执一份备查。

3.外事档案在次年六月底前向档案馆移交归档。

 

立卷部门:国际交流合作处(类目代号:WS11)

序号

类目名称

保管期限

1

上级有关外事工作的文件(针对性的为永久、执行性的为30年)

永久或30年

2

外事工作工作计划、总结、统计报表

永久

3

学校重大外事活动中形成的主要文件材料及声像材料

永久

4

学校在外事活动中形成的一般文件材料及声像材料

30年

5

学校外事工作的规章制度、管理办法

30年

6

外事工作会议材料

30年

7

外国党政官员、各界人士来校参观访问的文字、声像材料

30年

8

聘请外籍教师、专家来校讲学的报告、批复及有关材料

30年

9

外籍教师、专家来校讲学的讲稿、教材

永久

10

中外合作校际交流协议、合同、纪要、备忘录

永久

11

国际校际交流的报告、请示及批件

永久

12

国际合作项目的申请报告、批件

永久

13

国际合作项目中本校完成的项目、成果、论文等材料

永久

14

国际合作项目中国外单位完成的项目、成果、论文等材料

30年

15

授予外籍人士名誉称号的材料

永久

16

双方互赠的礼品、纪念品

30年

 


财会类档案归档细则

 

一、归档范围的确定

(一)确定的原则

1.财务工作管理和会计活动中形成的文件材料,必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

2.归档的财会文件材料,必须遵循其自然形成规律,保持其有机联系,充分考虑财会档案的类型特点。

3.归档的财会文件材料,必须反映财务管理、会计活动的全过程,保证完整、准确、系统。

(二)归档的主要内容和重点

1.归档的主要内容包括综合管理、会计凭证、会计账簿、会计报表、工资表等方面。

2.归档的重点是会计活动中各个阶段形成的不同类型的具有长期保存价值的文件材料。

(三)不归档文件材料

1.上级有关财务的普发性(非专指高校)不办的文件;

2.未定稿的文件;

3.重份文件及校内其他单位发来的文件;

4.未生效的合同、协议、单据;

5.无查考利用价值的一般性、临时性文件;

6.与校外单位交换来的材料(可作资料保存)。

二、财会文件材料的部门立卷及归档流程

(一)形成与积累

1.学校财会部门领导,在制定财会计划时,要向会计经办人员布置形成与积累财会材料的任务,确定本部门的专(兼)职档案员。

2.财会部门的专(兼)职档案员,既要做好平时综合管理文件材料的收集、积累、管理工作,又要督促会计承办人员,做好平时业务材料的收集、积累工作,注意文件材料的完整、系统、准确。

3.学校档案馆应了解会计业务,监督、指导、检查财会部门的档案业务工作。

(二)整理组卷

1.学校财会部门及校内在专业银行开户的以及办有经济实体的单位,均为一个立卷部门,分工归口立卷。

2.坚持财会文件材料形成部门立卷归档的原则,各财会部门专(兼)职档案员负责将积累的文件组卷成册,向学校档案部门移交。

3.遵循会计核算材料的形成规律和特点,保持其有机联系,便于保管和利用的组卷原则,将归档的会计核算材料收集齐全、完整,根据各类材料的时间顺序、内容价值、数量、保管期限分别整理组卷。

4.按照会计年度时间进行组卷,不同年度的会计核算材料不能放在一起立卷。

5.财会部门将各种记帐凭证按时间顺序整理,组成一卷或多卷,每卷一般双面不超过200页,单面不超过120页,厚度2cm为宜。

6.案卷封面应逐项按规定填写清楚,标题要简明,确切地反映卷内材料内容,包括责任者,内容和文件类型、名称,要用碳素墨水钢笔、中性笔书写或者用计算机打印,字迹工整、清晰。

7.对于未了结的债权、债务及涉外的原始凭证,应单独立卷,由档案部门保管到结清债权债务为止。

8.编写页号,每卷页号均从1开始,编写在有书写文字的页上非装订线一侧的下角。定期、永久保管的案卷,要打印卷内目录。

9.卷内文件材料要去掉金属物,对破损和无装订线位置的文件要进行修复、贴边处理。字迹模糊、扩散的应复制并与原件一并立卷。

10.案卷采用三孔一线的方法,粗线装订成册。卷内材料以左下方对齐,在左侧装订。

11.卷内备考表记载案卷内材料的缺损、修复、补充、移交、损毁等需要说明的情况。

(三)归档验收

1.当年产生的会计材料,立卷部门应于次年四月底以前整理组卷,请档案馆进行审查。

2.财会部门移交财会档案时间:当年财会档案,在会计年度终后可暂由财会部门保管2年,期满后的次年六月底前向档案馆移交。

3.财务处的综合性管理文件按年度于次年六月底前,由专(兼)职档案员整理组卷,向档案馆移交归档。

4.移交财会档案时,要编制移交目录一式二份以便存查。交接双方必须当面验收归档材料是否完整、系统、准确,卷内材料排列、编号、书写是否符合要求。凡不符合要求者,档案馆有权拒绝接收,并要求限期改正后归档。

5.学校档案馆接收保管的财会档案,原则上应保持原装,个别需要拆封重新整理的,应当取得财务处负责人同意后会同财会部门经办人员共同拆封整理,以分清责任。

 

立卷部门:财务处

(1)综合(类目代号:CK11)

序号

类目名称

保管期限

1

上级有关财务工作的文件材料(针对性的为永久、执行性的为30年)

永久或30年

2

财务工作请示、批复、综合统计报表

30年

3

学校基金管理工作文件

30年

4

财会档案移交清册

30年

5

财会档案销毁清册

永久

6

财务处工作规章制度、管理办法、岗位职责

30年

7

反映本校财务工作重大活动的照片、图表及文字说明等声像材料

永久

(2)会计报表(类目代号:CK12)

序号

类目名称

保管期限

1

决算报表(含基建综合决算)

永久

2

预算会计报表

永久

3

其他财务报告、审计报告

永久

 

(3)会计账簿(类目代号:CK13)

序号

类目名称

保管期限

1

总账

30年

2

会计簿(含明细账、分户或登记账)

30年

3

日记账(其中:现金、银行存款日记账)

30年

 

(4)会计凭证(类目代号:CK14)

序号

类目名称

保管期限

1

学院会计凭证

30年

2

基建会计凭证

30年

3

工会会计凭证

30年

4

湖南省学前教育学会会计凭证

30年

5

徐特立教育思想研究会会计凭证

30年

6

徐特立教育基金会计凭证

30年

7

银行存款余额调节表、银行对外账单

10年

 

(5)工资清册(类目代号:CK15)

序号

类目名称

保管期限

1

工资发放名册

永久

2

工资转移、证明、通知存根

30年

3

各种奖金、奖学金、国家助学贷款、助学金名册等

15年

 


特殊载体档案归档细则

 

一、归档范围的确定

(一)确定的原则

1.学校各项活动中形成的、或校外单位形成的与本校有关的特殊载体材料,必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

2.归档的特殊载体材料必须反映特殊载体制作活动的全过程,保证完整、准确、系统。

3.归档的特殊载体材料必须遵循其自然形成规律,保持特殊载体与纸质载体、不同特殊载体之间的自然联系,注意其成套性特点。

(二)归档的主要内容和重点

1.归档的主要内容包括综合管理、制作工作和特殊载体材料三个方面。

2.归档的重点是本校各项活动中直接形成的特殊载体材料,尤其是特殊载体材料的原件。

(三)不归档的文件材料

1.不能反映本校工作、活动的特殊载体材料;

2.音响、画面严重失真、内容残缺无使用价值的声像材料;

3.重份特殊载体材料。

二、特殊载体材料部门立卷和归档流程

(一)形成与积累

1.学校特殊载体材料形成部门,均为立卷单位,分工归口立卷。

2.特殊载体项目负责人、编导和其他制作人员,要按分工认真作好制作记录,整个工作结束后,按归档要求向本单位专(兼)职档案员移送全套案本。

3.单位专(兼)职档案员对收集上来的特殊载体材料,按规定程序进行系统整理后向档案馆移交。

(二)整理组卷

1.立卷原则

(1)根据特殊载体文件材料形成规律和多种载体的特点,分类组成保管单位。

(2)对单件特殊载体材料,要附以文字说明,对同一载体多项内容的,采用按主题内容逐一著录的方法,对同一内容、多载体合成的档案,应注明参见号,既保持特殊载体档案的原始顺序,又凭借著录,保证不同内容的特殊载体材料具有独立的使用性。

2.立卷分类

(1)按介质分为纸质文件材料和特殊载体材料;

(2)纸质文件材料指综合管理工作文件材料和制作项目的文件材料;

(3)特殊载体材料按类型分为照片、录音制品、录像制品、幻灯片、光盘、证书、牌、匾、奖杯、奖状、字画等。

3.立卷分工

(1)综合管理材料,由产生特殊载体材料的单位立卷归档;

(2)制作项目文件材料和特殊载体制品,由制作项目单位或个人立卷归档;

(3)两个以上单位共同制作的,由主办单位立卷归档;

(4)外单位制作的反映本校活动的特殊载体材料,由档案部门负责征集或委托征集。

4.归档材料的整理

(1)检查归档的材料是否完整、准确、系统、配套、音响、画面是否清楚,对有局部划伤、断裂者,应及时修补、粘结,生霉、发潮的要及时冲淡、风干。

(2)根据特殊载体材料的形成规律,保持其有机联系和便于查考利用的原则,结合内容、价值、数量和载体类型、尺幅,进行系统整理,组成保管单位。

(3)照片及底片要有文字说明(包括内容、时间、地点、背景信息、人物和摄影者),其他载体形式要有相应的文字材料,包括完成原本、定稿本、长度、时间、内容简介、色彩、密级、制作单位和人员等。

(4)声像制作材料和声像制品的档号要与文字材料的档号互相照应,互记参见号。

(5)声像制品的装具,一般应使用原装具。经制作后的单件声像制品和照片,可用符合规范的专门的盒、册、封套装载。

(三)归档验收

1.特殊载体档案形成部门应在规定时间向档案馆办理移交手续,打印移交目录一式二份,各执一份备查。

2.归档的声像载体的文件材料,必须在有关设备上演示或检测,档案部门认为运转正常、图像清晰、声音清楚、内容完整准确,符合声像档案归档质量要求。

3.综合管理材料归档时间为次年六月底以前,声像载体材料在完成制作后三个月内归档,照片档案及其他特殊载体档案可按各类档案的归档时间归档。

4.个人制作的声像材料可在制作完成后随时归档。

 

特殊载体档案归档范围和保管期限

序号

类目名称

保管期限

1

上级领导来校视察和国内外知名人士来校活动

永久

2

反映本校重大活动、重大事件、重要人物的新闻报道等有关材料

永久

3

校内名人照片

永久

4

党代会、教代会、职代会、教学工作会议、科研工作会议等重要会议材料

永久

5

历届毕业生名人照片:厅局级领导干部、科技名人、省级以上劳动模范

永久

6

国内外交流活动:派出、邀请、国内外学术交流

永久

7

学校的教学、科研活动形成的重要材料

永久

8

校园建设:教学、科研基本建设、附属公共设施

永久

9

召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料和特殊载体档案材料

永久

10

电子文件、电子文件的元数据、背景信息等

永久